Mandat de gestion locative : éléments clés à inclure

Le mandat de gestion locative est un document essentiel qui formalise la relation entre un propriétaire et un gestionnaire immobilier. Il définit les responsabilités et les obligations de chaque partie, garantissant une gestion efficace et transparente du bien immobilier. Un mandat bien rédigé est crucial pour prévenir les litiges et protéger les intérêts de tous les acteurs impliqués.

Identification des parties

Le mandat doit commencer par l'identification précise des parties concernées. Il est essentiel de mentionner les informations suivantes :

• Nom et coordonnées du propriétaire : Nom complet, adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail du propriétaire du bien. Par exemple, Monsieur Jean Dupont, 12 rue des Lilas, 75019 Paris, 06 12 34 56 78, jean.dupont@example.com.
• Nom et coordonnées du gestionnaire : Nom complet, adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail du gestionnaire. Par exemple, la société "Gestion Immobilière Paris", 5 avenue de la République, 75011 Paris, 01 43 21 09 87, contact@gestionimmobiliereparis.com.
• Nature du bien : Type de bien (appartement, maison, local commercial), adresse complète, surface habitable et description des pièces. Par exemple, appartement T3 situé au 2ème étage du 14 rue du Faubourg Saint-Honoré, 75008 Paris, avec une surface habitable de 65 m² comprenant un salon, une cuisine équipée, deux chambres, une salle de bain et un balcon.
• Objet du mandat : Définir clairement la mission du gestionnaire. Par exemple, la recherche de locataire, la gestion des loyers, l'entretien du bien, la gestion des sinistres, les relations avec les locataires, la gestion administrative.

Prestations du gestionnaire

Le mandat doit détailler les services que le gestionnaire s'engage à fournir au propriétaire. Voici quelques exemples de prestations essentielles :

Recherche de locataire

Le gestionnaire s'engage à trouver un locataire fiable et solvable. La procédure de recherche doit être définie dans le mandat, notamment :

• Diffusion d'annonces : Le gestionnaire doit diffuser des annonces sur différentes plateformes, comme SeLoger, Leboncoin, Bien'ici, ou encore des journaux locaux. Le contenu des annonces doit être clair et précis, décrivant le bien et les conditions de location.
• Critères de sélection : Le gestionnaire doit établir des critères de sélection rigoureux pour les locataires potentiels. Il peut s'agir de critères liés à leurs revenus, à leur solvabilité, à leur historique locatif, ou encore à leur situation familiale. Par exemple, le gestionnaire peut exiger des justificatifs de revenus, des garanties locatives ou des références de précédents propriétaires.
• Visites du bien : Le gestionnaire doit organiser et gérer les visites du bien par les candidats locataires. Il doit s'assurer que les visites se déroulent dans des conditions optimales et répondre aux questions des visiteurs.
• Constitution du dossier de candidature : Le gestionnaire doit recueillir les documents nécessaires à la constitution du dossier du locataire, comme les pièces d'identité, les justificatifs de revenus, les garanties locatives, et les références de précédents propriétaires.

Gestion des loyers

Le gestionnaire est responsable de la perception et du versement des loyers au propriétaire. Le mandat doit définir les modalités de gestion des loyers, telles que :

• Perception des loyers : La fréquence de paiement des loyers est généralement mensuelle, mais peut varier selon les accords entre le propriétaire et le locataire. Le mandat doit préciser les modes de paiement acceptés (chèque, virement bancaire, prélèvement automatique, etc.).
• Encaissement des loyers : Le gestionnaire doit encaisser les loyers et tenir à jour un registre des paiements. En cas de retard de paiement, le gestionnaire doit informer le propriétaire et prendre les mesures nécessaires pour récupérer les sommes dues.
• Versement au propriétaire : La fréquence et le mode de versement des loyers au propriétaire doivent être précisés dans le mandat (virement bancaire, chèque, etc.).

Entretien du bien

Le gestionnaire est responsable de l'entretien du bien et doit assurer la bonne conservation de l'état du bien. Le mandat doit préciser les interventions du gestionnaire en matière d'entretien, notamment :

• Contrats d'entretien : Le gestionnaire doit gérer les contrats d'entretien pour les équipements du bien, comme la chaudière, l'ascenseur, les systèmes de sécurité, etc. Il doit s'assurer que ces contrats sont conformes aux normes en vigueur et que les interventions sont réalisées de manière efficace.
• Interventions ponctuelles : En cas de réparations ou de travaux d'entretien, le gestionnaire doit intervenir rapidement pour résoudre les problèmes. Il peut s'agir de dépannages, de réparations de fuites, de remplacements de pièces défectueuses, etc. Le gestionnaire doit obtenir l'autorisation du propriétaire avant de réaliser des travaux importants et respecter les procédures légales.
• Travaux importants : En cas de travaux importants, comme une rénovation complète, un agrandissement ou une modification de la structure du bien, le gestionnaire doit informer le propriétaire et obtenir son autorisation avant de lancer les travaux. Il doit également s'assurer que les travaux sont réalisés par des professionnels qualifiés et que les normes de sécurité sont respectées.

Gestion des sinistres

Le gestionnaire doit gérer les sinistres qui surviennent dans le bien, comme les incendies, les inondations, les dégâts des eaux, etc. Le mandat doit définir le rôle du gestionnaire en cas de sinistre :

• Déclaration du sinistre : Le gestionnaire doit déclarer le sinistre à l'assurance du bien et gérer les démarches administratives. Il doit contacter l'assureur dans les meilleurs délais et fournir les informations nécessaires à la prise en charge du sinistre.
• Gestion des réparations : En cas de sinistre, le gestionnaire doit organiser et superviser les travaux de réparation du bien. Il doit s'assurer que les travaux sont effectués par des professionnels qualifiés et que le bien est remis en état dans les meilleurs délais.
• Relations avec l'assurance : Le gestionnaire doit assurer la communication avec l'assurance et la gestion des indemnités. Il doit suivre les dossiers de sinistres, négocier avec l'assureur et garantir que le propriétaire reçoit les indemnités auxquelles il a droit.

Relations avec les locataires

Le gestionnaire est en contact permanent avec le locataire. Le mandat doit définir les obligations du gestionnaire en matière de communication et de relation avec les locataires, notamment :

• Contrat de location : Le gestionnaire doit établir et gérer le contrat de location avec le locataire. Il doit s'assurer que le contrat est conforme aux normes légales et qu'il contient toutes les clauses nécessaires à la protection des intérêts du propriétaire et du locataire.
• Suivi des demandes : Le gestionnaire doit répondre aux demandes du locataire, comme les demandes de réparation, les questions concernant le fonctionnement du bien, ou les problèmes liés au voisinage. Il doit assurer un suivi régulier des demandes et répondre dans un délai raisonnable.
• Gestion des conflits : En cas de conflit entre le propriétaire et le locataire, le gestionnaire doit intervenir pour tenter de trouver une solution amiable. Il doit agir avec neutralité et impartialité, en veillant à respecter les droits et les obligations de chaque partie.

Gestion administrative

Le gestionnaire doit assurer la gestion administrative du bien. Le mandat doit définir les obligations du gestionnaire en matière de gestion administrative, notamment :

• Papiers administratifs : Le gestionnaire doit gérer les papiers administratifs du bien, comme les taxes foncières, les charges locatives, les factures d'eau, d'électricité et de gaz, les contrats d'assurance, etc. Il doit s'assurer que les factures sont payées dans les délais et que les informations administratives sont à jour.
• Déclarations fiscales : Le gestionnaire doit gérer les déclarations fiscales relatives au bien, comme les impôts fonciers, les revenus locatifs, etc. Il doit s'assurer que les déclarations fiscales sont faites dans les délais et qu'elles sont conformes aux réglementations en vigueur.
• Tenue des comptes : Le gestionnaire doit tenir à jour les comptes du bien. Il doit enregistrer les dépenses et les recettes, établir des relevés de comptes réguliers et fournir au propriétaire un bilan financier détaillé.

Obligations du propriétaire

Le propriétaire doit également remplir certaines obligations vis-à-vis du gestionnaire. Le mandat doit préciser les obligations du propriétaire, telles que :

• Fournir les documents nécessaires : Le propriétaire doit fournir au gestionnaire les documents nécessaires à la gestion du bien, comme l'acte de propriété, le contrat d'assurance, les diagnostics immobiliers, les plans du bien, etc.
• Paiement des charges : Le propriétaire doit payer les charges à sa charge, comme les taxes foncières, les charges locatives, les travaux d'entretien importants, etc. Le mandat doit préciser les modalités de paiement des charges (virement bancaire, chèque, etc.).
• Droit de visite : Le propriétaire peut exercer son droit de visite du bien, mais les modalités de visite doivent être définies dans le mandat. Il est important de préciser la fréquence des visites, la durée des visites, les conditions d'accès au bien et les obligations du propriétaire en matière d'information du locataire.

Rémunération du gestionnaire

Le gestionnaire a droit à une rémunération pour les services qu'il fournit au propriétaire. Le mandat doit préciser le mode de calcul de la rémunération du gestionnaire, ainsi que les frais de gestion supplémentaires :

• Mode de calcul de la rémunération : Les honoraires du gestionnaire peuvent être calculés de différentes manières : forfaitaire (un montant fixe par mois ou par année), pourcentage des loyers (un pourcentage du loyer mensuel perçu), ou encore une combinaison des deux. Par exemple, un gestionnaire peut demander un forfait de 100 euros par mois plus 5 % des loyers perçus.
• Frais de gestion : Le gestionnaire peut facturer des frais supplémentaires pour les travaux, les charges, les frais bancaires, les frais de déplacement, etc. Le mandat doit définir la nature des frais de gestion, le mode de calcul et les modalités de facturation.
• Facturation et paiement : Les modalités de facturation et de paiement des honoraires et des frais de gestion doivent être précisées dans le mandat. La fréquence de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle), les modes de paiement acceptés (virement bancaire, chèque, etc.) et les délais de paiement doivent être clairement définis.

Durée du mandat

Le mandat de gestion locative a une durée déterminée. Le mandat doit préciser la durée du mandat et les conditions de renouvellement :

• Durée : La durée du mandat est généralement exprimée en années. Par exemple, un mandat peut avoir une durée de 3 ans.
• Résiliation : Le mandat peut être résilié avant son terme. Le mandat doit préciser les conditions de résiliation, notamment le délai de préavis, les motifs de résiliation et les conséquences de la résiliation. Par exemple, le mandat peut stipuler que le préavis de résiliation est de 3 mois et qu'une indemnité de résiliation peut être due au gestionnaire.
• Procédure de règlement des litiges : Le mandat doit définir la procédure de règlement des litiges en cas de différend entre le propriétaire et le gestionnaire. Il peut s'agir d'une clause compromissoire, qui prévoit le recours à un arbitre, ou encore d'une clause de médiation, qui prévoit le recours à un médiateur.

La rédaction d'un mandat de gestion locative est une étape importante dans la gestion d'un bien immobilier. Un mandat clair et précis permet de garantir une relation transparente et de confiance entre le propriétaire et le gestionnaire, et contribue à une gestion efficace et rentable du bien immobilier.